大理大学继续教育学院高等学历继续教育毕业生档案管理制度（试行）

第一章 总则

第一条 为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学院学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》及相关法律法规，结合学院实际，制订本办法；

第二条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作；

第三条 本办法适用于我院学历继续教育各专业层次学生。

第二章 档案管理机构、原则及其职责

第四条 全体在读学生档案由各教学单位及时建立，应届毕业生档案在学生毕业之前移交继续教育学院学生科档案室集中管理；

第五条 学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行各教学单位负责和学生科集中管理相结合；

第六条 学生科档案管理职责：

（一）接收、鉴别和整理教学部门移交的学生档案资料，及时做好档案封装工作；

（二）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

（三）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

（四）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；

（五）及时做好毕业生档案发放工作；

（六）办理其它有关学生档案事项。

第三章 档案的保管与保护

第七条 根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密；

第八条 做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作。

（一）学生档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施，上述安全设施定期检查；

（二）保持档案室的清洁和室内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）；

第九条 学生档案管理实行登记审批制度、统计制度和定期核对制度。

（一）学生档案接收、查阅、存档、转递严格实行登记审批；

（二）学生科对学生档案进行详细统计分析工作；

（三）教学部门移交毕业生档案后，对档案行进详细核对，及时发现并解决问题。

第四章 归档材料范围及要求

第十条 归档材料分类及内容：

（一）招生材料：录取通知书、大理大学成人高等教育新生入学登记表；

（二）学籍材料：教学部门提供的学生成绩登记表；

（三）毕业材料：各教学单位和相关职能部门提供的实习鉴定表、毕业生登记表等各类材料；

（四）奖励材料：学生在读期间所获得的“优秀学员”、“优秀学生干部”等奖励审批材料；

（五）处分材料：学生在读期间所受到的违反校规、校纪，触犯国家法律、法规等形成的各类处分材料；

 （六）可供组织参考的其他材料。

第十一条 档案材料的归档要求：

（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期；

（二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章，规定要同本人见面的材料应有本人的签字，特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明；

（三）档案材料须用纸张为十六开型(长260毫米，宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)的公文用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写；

（四）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章；

（五）归档材料必须注明学生姓名及学号，学生科对不符合归档要求的学生档案材料，有责任和权力对归档单位提出要求，予以改正后再归档。

（六）各类档案材料在移交时做好移交手续。

第五章 档案材料移交和档案的归档时间

第十二条 继续教育学院毕业生档案资料，由各教学单位、教学科在学生毕业前收集、汇总，并移交学生科；

第十三条 学生科在接收毕业生档案后，及时鉴别和整理，保证档案材料的完整、有效。在学生毕业前完成毕业生档案袋制作、档案封装工作，并妥善保管。

第六章 毕业生档案的管理和发放

第十四条 学生毕业、退学、开除学籍或死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案发放、注销手续；

第十五条 学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后由毕业生本人或各教学单位工作人员领取，并做好登记。必要时可通过机要邮局寄送、转递，不得以普通函件邮寄或交他人代为领取；

第十六条 通过机要邮局寄发的毕业生档案，自寄发之日起1个月未收到回执者，学生科应与档案接收单位联系，加以确认；

第十七条 毕业生档案的转递工作，由大理大学继续教育学院学生科按有关规定组织实施。

第七章 法律责任

第十八条 档案管理员不准向无关人员谈论有关毕业生档案内容，不得向无关人员传递毕业生档案，严禁任何人私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保守秘密法》、《中华人民共和国档案法》、《大理大学继续教育学院毕业生档案管理制度》的，视情节轻重，予以严肃处理直至追究相应法律责任。

第八章 附则

第十九条 本办法与现实行法律、法规、部门规章相抵触的，以法律、法规、部门规章为准。现行法律、法规及政策未明确规定且本办法未尽事项，以主管领导批复为准；

第二十条 本办法的解释权归大理大学继续教育学院所有；

第二十一条 本办法自公布之日起实施。

                                                                                                                                                                                 大理大学继续教育学院

                                                                                                                                                                                 2022年10月17日